Jak przetwarzamy dane

Zakres

Informacja obejmuje publiczną stronę Callchestra, formularz prezentacji, zakup pakietu i logowanie do panelu. Dane przetwarzane w usłudze na zlecenie klienta podlegają jego umowie i DPA.

Jakie dane zbieramy

• z formularza: imię i nazwisko, firma, służbowy e-mail, opcjonalny telefon i opis zastosowania;
• przy zakupie: wybrany pakiet, nazwa firmy, dane kontaktowe i rozliczeniowe, kraj oraz status płatności i subskrypcji; dane karty są wprowadzane bezpośrednio w Stripe i nie trafiają do Callchestry;
• informacje techniczne: domena źródłowa, czas zgłoszenia oraz jednokierunkowy skrót adresu IP używany do ochrony formularza i zakupu;
• w panelu: identyfikator konta, role, zdarzenia bezpieczeństwa i ślad działań wymagany do obsługi i audytu.

Cele, podstawy i retencja

Dane formularza służą odpowiedzi na prośbę o prezentację i przygotowaniu oferty. Dane zamówienia służą zawarciu i wykonaniu umowy B2B, rozliczeniom, wystawianiu dokumentów księgowych oraz dochodzeniu roszczeń. Rekord formularza, razem ze skrótem IP, jest automatycznie przeznaczony do usunięcia po 90 dniach. Dane umowne, płatnicze i księgowe są przechowywane przez okres wymagany prawem lub potrzebny do ochrony roszczeń.

Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą być obsługiwane przez dostawców hostingu i poczty OVHcloud, Stripe jako dostawcę płatności i rozliczeń, mechanizm tożsamości Keycloak utrzymywany przez Callchestra oraz — wyłącznie w zakresie uruchomionych funkcji AI — OpenAI. Integracje wybrane przez klienta mogą przekazywać dane do wskazanych przez niego systemów. Transfer poza EOG następuje tylko przy zastosowaniu odpowiedniej podstawy i zabezpieczeń umownych.

Twoje prawa

Możesz zażądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia danych lub wnieść sprzeciw; zgodę można wycofać bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie. Przysługuje również skarga do Prezesa UODO. Napisz na adres wskazany powyżej.

Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Publiczna strona zapamiętuje wyłącznie wybór języka w pamięci przeglądarki. Stripe Checkout, panel i Keycloak używają niezbędnych mechanizmów sesji, płatności i bezpieczeństwa; nie używamy ich do reklamy behawioralnej.

Podstawa zakresu informacji: materiały UODO i RODO.

Strona, panel i pakiety Callchestra

Pakiety Starter i Business są przeznaczone dla przedsiębiorców. Cena widoczna na stronie obejmuje jednorazowe wdrożenie, odnawialny miesięcznie abonament i stawkę za wykorzystane minuty. Wszystkie kwoty są cenami końcowymi pobieranymi przez operatora. Operator nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT i nie dolicza VAT.

Płatność i odnowienie

• nie oferujemy bezpłatnego okresu próbnego;
• opłata wdrożeniowa i pierwszy abonament są pobierane przy zakupie przez Stripe Checkout;
• abonament odnawia się co miesiąc do czasu anulowania, a wykorzystane minuty są doliczane zgodnie z pomiarem usługi;
• anulowanie obowiązuje od końca opłaconego okresu, chyba że potwierdzimy inaczej; rozpoczęta opłata wdrożeniowa i rozpoczęty okres abonamentowy nie podlegają proporcjonalnemu zwrotowi, z wyjątkiem przypadków wymaganych prawem lub uzgodnionych indywidualnie;
• brak płatności może wstrzymać uruchomienie lub dostęp do usługi po odpowiednim powiadomieniu.

Zakres usługi

Po potwierdzeniu płatności rozpoczynamy onboarding i uzgadniamy wymagane dane SIP/PBX, proces, treści agenta, transfery i integracje. Elementy wykraczające poza opis pakietu wymagają osobnej wyceny. Enterprise, indywidualne SLA oraz niestandardowe obowiązki są regulowane odrębną ofertą lub umową.

• konto panelu jest osobiste; użytkownik chroni hasło i drugi składnik logowania;
• nie wolno obchodzić zabezpieczeń, zakłócać usługi, testować cudzych tenantów ani wprowadzać treści bez odpowiedniej podstawy;
• funkcje telefonii, nagrywania i AI należy skonfigurować zgodnie z prawem, obowiązkiem informacyjnym i polityką klienta;
• operacje administracyjne są rejestrowane, a dostęp może zostać ograniczony przy incydencie bezpieczeństwa.

Prawa do marki, interfejsu i oprogramowania Callchestra pozostają przy operatorze lub właściwych licencjodawcach.

Powierzenie danych dla klientów

Gdy Callchestra przetwarza dane rozmów i klientów na polecenie organizacji korzystającej z platformy, działa jako podmiot przetwarzający. DPA określa przedmiot i czas przetwarzania, kategorie danych i osób, instrukcje klienta, poufność, bezpieczeństwo, podprocesorów, obsługę praw osób, naruszenia, zwrot lub usunięcie danych i audyt.

Aktualne środki obejmują izolację tenantów, OIDC z MFA, szyfrowanie sekretów, ograniczenie sieci, kontrolę ról, audyt działań, kopie zapasowe i test odtworzenia. Konkretna lista podprocesorów i lokalizacji zależy od wybranego wariantu oraz integracji.

How we process data

Scope

This notice covers the public Callchestra website, demo request form, package purchase and console authentication. Customer data processed on a customer's behalf is governed by the customer agreement and DPA.

Data we collect

• form data: name, company, work email, optional phone and use-case description;
• purchase data: selected package, company, contact and billing details, country, and payment and subscription status; card details are entered directly in Stripe and never reach Callchestra;
• technical data: source domain, submission time and a one-way IP hash used to protect forms and Checkout;
• console data: account identifier, roles, security events and the audit trail required to operate the service.

Purposes, grounds and retention

Form data is used to answer a demo request and prepare an offer. Order data is used to enter into and perform the B2B agreement, provide billing documents and establish claims. Form records and IP hashes are scheduled for deletion after 90 days. Contractual, payment and accounting records are retained as required by law or necessary to establish claims.

Recipients and providers

Data may be handled by OVHcloud hosting and email services, Stripe for payments and billing, self-hosted Keycloak identity services and — only where an AI feature is enabled — OpenAI. Customer-selected integrations may send data to systems chosen by that customer. Any transfer outside the EEA requires an appropriate transfer mechanism and safeguards.

Your rights

You may request access, correction, erasure, restriction, portability or object to processing. Consent may be withdrawn without affecting prior processing. You may also complain to the competent supervisory authority.

Cookies and browser storage

The public site stores the language choice in browser storage. Stripe Checkout, the console and Keycloak use essential payment, session and security mechanisms; they are not used by us for behavioural advertising.

Reference: EU GDPR.

Callchestra website, console and packages

Starter and Business are intended for businesses. The displayed price consists of a one-time setup fee, a monthly recurring subscription and a usage rate. All displayed amounts are final prices charged by the operator. The operator is not VAT-registered and does not add VAT.

Payment and renewal

• there is no free trial;
• the setup fee and first subscription period are charged at purchase through Stripe Checkout;
• the subscription renews monthly until cancelled, and used minutes are billed from service usage;
• cancellation takes effect at the end of the paid period unless agreed otherwise; started setup work and a started subscription period are not prorated or refunded except where required by law or expressly agreed;
• failed payment may delay activation or suspend access after appropriate notice.

Service scope

After confirmed payment, onboarding covers the agreed SIP/PBX data, workflow, agent content, handoffs and integrations. Work outside the package description requires a separate quote. Enterprise, custom SLAs and non-standard obligations are governed by a separate proposal or agreement.

• console accounts are personal; users must protect passwords and MFA;
• users must not bypass safeguards, disrupt the service, test another tenant or submit content without a proper basis;
• telephony, recording and AI features must be configured in accordance with applicable law and the customer's policies;
• administrative operations are logged and access may be restricted during a security incident.

Data processing for customers

When Callchestra processes call or customer data on an organisation's instructions, it acts as a processor. The DPA covers the subject and duration, categories of data and people, customer instructions, confidentiality, security, subprocessors, data-subject rights, incidents, return or deletion, and audits.

Current measures include tenant isolation, OIDC with MFA, encrypted secrets, network restrictions, role controls, action auditing, backups and restoration tests. The exact subprocessors and locations depend on the selected deployment and integrations.